Loi de pareto ou loi 80/20 complémentaire de la Pomodoro technique
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La loi de Pareto : boostez votre efficacité productive

La loi de Pareto ou l’art des 80/20

Si autrefois les dirigeants se comportaient comme des petits chefs voulant tout diriger et ne laissant que très peu de place à la délégation et à l’initiative, il n’en est plus de même aujourd’hui. Le champ d’intervention des leaders et managers d’entreprise s’est considérablement étendu et a subit quelques modifications ces dernières décennies. Découvrez l’efficacité des 80/20 dixit loi de Pareto ou l’art de la gestion des priorités.

Le principe de la loi de Pareto

Vilfredo Pareto — Wikipédia
Inventeur de la loi de Pareto
Vilfredo Pareto, sociologue et économiste italien

Pareto était un économiste de la fin du 19ème siècle, qui a établi une règle intéressante basée sur un fait quotidien dont nous ignorions l’existence avant qu’il ne la mette à l’honneur. Selon ce géni de la gestion des tâches, 80 % des effets seraient le produit de 20 % des causes. A présent comment appliquer efficacement ce principe simple de gestion du temps à sa vie professionnelle au quotidien afin d’être plus efficace et d’en sortir au final plus productif ? Aujourd’hui, la loi de Pareto peut être appliquée à une multitude de domaines tels que les ressources humaines, la communication, le commerce, la stratégie, le management et bien d’autres encore.

La règle des 80/20 est un principe de probabilités s’appliquant à un grand nombre de domaines. En résumé selon Pareto : Que les résultats soient positifs ou négatifs, 80% d’entre eux sont le fruit de seulement 20% de travail et de véritable implication. De ce fait, si vous souhaitez accumuler de grandes richesses, travaillez 20% de votre temps mais correctement ! Investir son énergie dans ces 20% serait la clé du succès financier (et autres) selon l’économiste Pareto.

Il faut savoir que le principe de Pareto n’est pas une nouveauté. En effet, depuis des décennies, les dirigeants ont toujours tenté tant bien que mal de s’en accommoder afin d’optimiser son organisation pour prioriser ses résultats. Au fil du temps, les leaders des grandes entreprises – particulièrement productives aujourd’hui – ont appris que pour gagner en efficacité, il fallait réduire certaines tâches chronophages, qui au final s’avéraient inutiles.

Quelques exemples applicables quotidiennement au travail selon Pareto

Selon ce principe de Pareto, 80% des résultats obtenus ne proviennent que de 20% de notre travail. Cela signifie en gros qu’il est important de se focaliser sur ce qui est réellement important et d’éviter toute tâche inutile et chronophage. De même, il faut savoir concernant les retours négatifs que 80% des réclamations clients proviennent de 20% de services inadaptés ou produits défectueux. De même, 80% de votre temps de travail correspondrait à seulement 20% de votre cœur de mission.

Loi de Pareto - 80/20 rule - Café
Le principe de la loi de Pareto : 80% des résultats proviennent de 20% des efforts

Toujours dans cette même optique, environ 20% des clients  d’une entreprise représentent 80% du Chiffre d’Affaires de celle-ci. 20% des ventes de l’enseigne représenteraient 80% de la marge bénéficiaire. 20% du personnel d’un établissement serait concerné par 80% des éventuels accidents du travail. 80% de taux de réussite nécessite 20% d’effort, de gestion de temps et de bonne mise au point. La loi de Pareto est un dogme qui s’étend hors du domaine professionnel, dans la vie de tous les jours et même dans la finance du pays. Par exemple 20% des problèmes représentent 80% des préoccupations. 80% des impôts sont payés par 20% de la population. Et 20% des entreprises efficaces réalisent 80% du PIB.

Comment un leader peut-il appliquer les 80/20

Avant toutes choses, il est important de faire une petite parenthèse afin de déterminer ce qu’est réellement un leader : Un leader est une personne qui manage son équipe, qui mène ses collaborateurs à la victoire grâce à un travail efficace et surtout, à des tâches partagées. Un leader sait lorsqu’il lui faut déléguer et accorder sa confiance à ses coéquipiers. Ne confondez jamais un leader avec un petit chef qui se contenterait de donner des ordres et qui refuserait toute discussion ou toute amélioration des conditions de travail.

Un dirigeant efficient saura qu’il lui faut guider son équipe afin de la mener vers la réalisation des objectifs et projets de l’entreprise. Il enseignera volontiers à son équipe à gérer son organisation afin d’anticiper les tâches à venir et leurs difficultés. Attention, l’efficacité du groupe vient tout d’abord de l’efficacité personnelle. Ainsi, pour appliquer correctement la loi de Pareto, il est nécessaire d’y sensibiliser toute son équipe afin de déterminer un planning pour travailler plus efficacement. La gestion du temps est un défi au quotidien pour tout bon leader qui se respecte, aussi il est important de savoir déléguer certaines tâches afin de se concentrer sur sa vision et sa stratégie efficace sur le long terme.

Gagner en temps et en productivité : un vrai défi pour les TPE et PME

A l’inverse des géants du marché, les TPE et PME ont plus qu’intérêt à gérer efficacement le temps et à établir les priorités. En effet, la procrastination et les distractions entraineraient une perte de temps et donc de productivité. A l’inverse, ne tombez pas dans l’excès de temps de travail, au risque de créer des burn-out et réclamations de vos collaborateurs. Un bon dirigeant doit apprendre à ne pas rester seul à la barre et doit se laisser du temps de réflexion, afin de mettre en œuvre les bons processus et de déterminer les tâches urgentes. Appliquer la loi de Pareto vous permettra de gagner en efficacité.

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Pour qu’une entreprise soit productive, il est important que chaque journée de travail apporte son pourcentage de valeur cumulée. Aussi, il est désormais urgent de se concentrer pour gérer au mieux son temps afin d’aller à l’essentiel et de trier les tâches. Les mots d’ordres dont donc simplifier, prioriser et déléguer les tâches. Lorsqu’un manager forme son équipe, généralement seul 20% des causes créeront 80% de résultats. Vous devrez vous concentrer sur l’essentiel et le cœur du métier afin d’éviter à vos collaborateurs de s’éparpiller. De même, il est préférable de renforcer les connaissances et forces individuelles de chacun plutôt que de vouloir à tout prix en faire des multitâches et polyvalents.

Loi de Pareto - 80/20 rule - immobilier - productivité
Une parfaite application de la loi de Pareto permet de gagner en productivité

Se fixer les bonnes priorités au bon moment

Si au fil des temps, l’on a découvert que la loi de Pareto n’était pas réellement une science exacte, il s’avère qu’elle comporte tout de même son lot d’efficacité, notamment en ce qui concerne la gestion. Les leaders en gestion, en management et en qualité issus de divers secteurs se sont servit de ce principe de Pareto, associé à diverses études et outils d’analyse performants. L’histogramme et diagramme d’entreprise, la gestion du temps, l’efficacité de travail et la productivité étaient au cœur de ces études. Une excellente stratégie de développement en est ressortie, afin de mieux gérer sa société. En voici les 3 principes :

  1. Hiérarchiser ses priorités – ce qui signifie dissocier l’urgent et l’important. A noter qu’il ne faut jamais sacrifier l’important au profit de l’urgent.
  2. Apprendre à dire non – poliment et oui, même à son patron ! (dès fois)
  3. Savoir déléguer certaines tâches, notamment lorsque l’on est débordé et que l’on doit se concentrer sur l’essentiel. Il n’y a aucune honte à avoir à ne pas pouvoir tout faire soi-même : vous n’êtes pas un robot travailleur.

Pour résumer la loi de Pareto et accroitre sa productivité, il est important de se poser une seule et unique question :

En appliquant la stratégie 80/20, si vous ne deviez travailler que 2 heures par jour sur les 8 heures habituelles, quelles tâches effectueriez-vous en premier ?

Posez-vous cette question chaque matin avant d’attaquer votre journée de travail. Cet ingénieux système vous permettra de déterminer ce qui est réellement important et vous permettra d’être toujours plus performant. Dites désormais adieu à la procrastination !

Appliquer la loi de Pareto, une bonne idée ?

Le véritable objectif de la loi de Pareto est de pouvoir parvenir à un résultat optimum grâce à la faculté de gérer au mieux son temps. Ainsi, avec peu de temps et d’effort, vous pourriez parvenir à une multitude de résultats. Cependant, il vous faudra concentrer vos priorités sur ce qui est réellement important afin de ne pas perdre en efficacité. De ce fait, vous devrez déléguer certaines tâches à vos collaborateurs en qui vous avez pleinement confiance. Ici, le besoin consiste à investir son temps dans des tâches prioritaires afin d’obtenir une meilleure gestion. Appliquer la loi de Pareto est indispensable dans un contexte de travail où les délais de réalisation et de livraison sont particulièrement stricts. L’application du principe de Pareto nécessite toutefois une grande concentration au début. En effet, cela implique d’importants changements d’habitudes. Ainsi, vous serez en mesure de mieux orienter et répartir votre charge d’une journée de travail.

Toutefois, comme toute stratégie, celle de Pareto comporte également quelques inconvénients et risques. Par exemple, quelques erreurs de caractéristiques et d’investissement de soi. En effet, bon nombre de personnes pensent à tort que les 20% dans une journée suffiront pour obtenir 80% et s’arrêtent là. Considéré dans le mauvais sens, un employé pensera qu’il n’a besoin que de 2h par jour pour travailler au lieu de se dire qu’il doit optimiser ses deux premières heures de la journée pour réaliser ses missions prioritaires. De même, il pensera qu’il n’a besoin d’être performant que durant 2h sur une journée de 8h et qu’il peut être médiocre le reste du temps. Ces interprétations sont erronées car ce qu’il faut, c’est se demander ce que l’on ferait si l’on ne disposait que de 2h, afin de déterminer ses priorités. Ensuite, considérer ces priorités et les réaliser en premier, tout en se concentrant sur ce qui est réellement essentiel durant les 8h.

Se servir correctement de la loi de Pareto

L’efficacité de la loi dépend surtout de l’utilisation de chacun. Toutefois, il n’est guère surprenant de constater que bon nombre d’entreprises efficaces et productives ont décidé d’appliquer la loi de Pareto. En effet, ce principe s’applique à une multitude de situation de gestion, de management, d’analyse de situation ou encore de réflexion stratégique. Si vous décidez de même d’appliquer cette loi, vous pourrez augmenter en productivité et mieux gérer votre liste des tâches. Vous pourrez vous améliorer professionnellement et gagner en efficacité personnelle. Si vous avez fréquenté une école de gestion ou de management, vous saurez certainement qu’il s’agit de l’une des premières leçons de la distribution.

Le sujet principal concerne l’établissement des diverses gammes de produits, le tri efficace des tâches à effectuer en fonction de leurs degré d’importance, la bonne réalisation des implantations et bien d’autres thèmes. Le pourcentage d’efficacité personnelle se calcule à partir de sa productivité, de sa gestion du temps ainsi que de sa valeur ajoutée. La loi de Pareto ne signifie nullement qu’il faille se donner à 20% durant 8h de travail. Ou au contraire se donner à 80% durant 2h de travail. Tant que possible, essayez de vous donner à 100% tout au long de la journée de travail. Offrez-vous ensuite une bonne petite sieste bien méritée à l’heure de pause afin de vous ressourcer efficacement. Toutefois, gardez en tête de toujours prioriser ce que vous souhaiteriez faire si vous ne disposiez que de 20% de votre temps imparti.

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La chance, ça se provoque !

Adapter la loi de Pareto à son travail quotidien

Comme toute loi fondamentale, le principe de Pareto devra être adapté à l’utilisation que vous souhaiterez en faire. En effet, l’on constate fréquemment que les 80/20 sont surtout un exemple global et que cela peut parfois être du 60/40, du 75/25 et parfois même (rarement) du 50/50. A ce jour – du moins cela ne s’est jamais vu – aucune entreprise efficace n’a jamais réussi l’exploit d’obtenir 100% de résultats positifs avec 100% d’efforts et de temps utilisé. Pour certaines personnes, l’application de la loi de Pareto est une nécessité. Pour d’autres, elle se fait naturellement alors même que l’individu n’y songe pas.

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Lorsqu’une entreprise décide de gagner en efficacité et de mieux gérer son temps, appliquer la loi de Pareto devient alors une évidence. Toutefois, beaucoup font tout de travers au départ. C’est normal : il est important de se donner un temps d’adaptation. L’on ne change pas aisément ses habitudes du jour au lendemain, de même l’on n’atteint pas le sommet après n’avoir gravit qu’une marche. Et définir ses priorités n’est pas toujours aussi évident qu’il n’y parait au départ. Le problème est que bien souvent, les dirigeants pensent à tort que les définitions d’urgent et d’important sont la même chose. Aussi, bon nombre d’entre eux privilégient l’urgent au détriment de l’important, pensant que c’est cela bien faire les choses. La vérité est qu’il est possible de déléguer l’urgent, s’il ne s’agit pas d’une tâche importante.

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Associer la loi de Pareto à d’autres technique pour définir sa stratégie

En tant que dirigeant d’entreprise ou leader d’équipe, vous vous demandez comment mener à bien certaines tâches plus importantes que d’autres ? Sans devoir constituer votre stratégie phare, la loi de Pareto pourrait vous être d’une grande utilité. Vous devez pouvoir trouver un rapport significatif entre ce principe et vos marges d’action. Associé à la technique Pomodoro ou gestion et optimisation du temps par tâches, le principe de Pareto vous aidera à aller à l’essentiel. Son intérêt se situe notamment dans l’aide qu’il peut apporter à un analyste qui souhaite établir la démarche d’une entreprise ou un plan d’action de refonte.

Une erreur fréquente chez les dirigeants et leaders, c’est qu’ils croient être obligés de tout savoir et de tout maitriser. Vous maitrisez déjà l’art de la gestion et du management ainsi que de la gestion de projet, sinon, vous n’en seriez pas là où vous êtes. L’art de définir des stratégies digitales, de se servir des outils d’analyse, de booster la productivité de l’équipe ne font pas réellement partie de vos points forts ? Il est normal que vous puissiez avoir un moment d’égarement si vous êtes débordé de travail. C’est dans ce genre de situation qu’il devient nécessaire de faire appel à des consultants en coaching ou d’acquérir des logiciels de gestions performants. Se servir de la loi de Pareto – qui est un genre d’outil d’aide à la décision et d’analyse ainsi que de gestion efficace du temps – pourra vous aider dans des situations diversifiées.

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En conclusion, que doit-on penser de la loi de Pareto ?

Lorsque l’on souhaite optimiser ses résultats, il faut s’en donner les moyens à l’aide d’analyses et à grand coup de stratégie. Aussi, les réflexions en gestion se heurteront toujours à la loi de Pareto qui ne fait que démontrer la logique même d’une entreprise efficace. Que vous souhaitiez définir votre gamme de produit ou vos objectifs de vente, élaborer des techniques plus efficientes et gagner en temps tout en améliorant sa productivité, ce principe devra s’appliquer. Servez-vous de la loi de Pareto comme d’un guide anti procrastination et agissez à chaque instant comme si vous n’aviez que 2h de travail par jour. Cela ne signifie pas pour autant se tuer à la tâche, cela signifie déléguer certaines tâches chronophages, qui finalement n’ont pas énormément de valeur sur le rendu de votre entreprise efficace et qui pourront parfaitement être réalisées par autrui.

L’externalisation de service par exemple, constitue une alternative de choix qui vous permettra de vous concentrer sur votre corps de métier. Petit à petit, il vous faudra apprendre à gérer, à anticiper et à cerner les forces de votre entreprise ainsi que de vos collaborateurs productifs. La loi de Pareto est fortement inscrite dans la politique de management d’équipe et permet de gérer au mieux les compétences et talents de chaque individu. Cela ne devrait prendre que 20% du temps et de l’énergie d’une entreprise efficace. A mesure que vous vous servirez de ce principe, vous serez capable de hiérarchiser les tâches à accomplir intelligemment et de créer la bonne vibration en interne.

Savez-vous que vous pouvez également appliquer la Loi de Pareto à tous les domaines de votre vie, que ce soit professionnellement comme nous venons de le voir, mais également dans votre vie privée, dans la pratique d’un sport ou dans l’alimentation par exemple ? Quel en sera votre premier usage ?

À notre succès !

M.

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4 Comments

  • Elise

    Merci pour cet article. Toujours un grand défi que de se concentrer sur les tâches qui ont réellement de la valeur et accepter soit de déléguer les autres soit de ne pas les faire. Surtout qu’on peut vite s épuiser sous une montagne de travail qui n’aura aucun résultat…

  • Mylène

    Bonjour Matthieu,
    Je suis une grande fan du principe de Pareto !
    Mais comme tu le dis si bien (et c’est capital de le comprendre !!) ce n’est pas parce que vous arrivez à bien cibler les taches les plus importantes qu’il ne faut rien faire après !
    Merci pour cet article qui permet de vraiment bien comprendre comment procéder.
    Au plaisir d’une prochaine lecture.

  • Gaël

    Très bon article comme d’habitude ! J’utilise comme tu le proposes le combo gagnant loi de pareto / méthode pomodoro depuis plusieurs années et cela fonctionne vraiment très bien. Je l’associe aussi à la matrice d’Eisenhower et ses quatre quadrants (important & urgent, important & non urgent ==> les deux quadrants qui comptes ; urgent et non important, non urgent et non important). Cela m’aide à déterminer ce qui est réellement du 20 / 80 🙂
    Bonne journée

  • Nicolas

    Article complet. Vraiment bien documenté sur un thème tellement utile. Personnelement j’essaie d’appliquer cette loi, mais je me heurte souvent à la volonté d’aller dans le détail. Ma nature profonde ne vise pas au perfectionnisme mais à vouloir fignoler (parfois en sachant que cela ne sert à rien). J’essaie de garder cette loi des 80/20 en tête mais n’arrive pas toujours à me gendarmer. Article très intéressant en tous cas ! Merci

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